Індекс справи

Заголовок справи, (тому, частини)

Кіль

кість справ, (томів, частин)

Строк зберігання справи (тому, частини)  і номери статей за переліком

Примітка

1

2

3

4

             5

                                                       01.Селищна рада

01-01

Протоколи сесій селищної ради, рішення прийняті радою , та документи до них

Пост.

ст.7-а

ПТД-2012

Оригінали 

01-02

Книга реєстрації рішень ради

Пост.ст.121-а

01-03

Протоколи засідань, рішення, плани, звіти  та інші документи постійних комісій ради :

Пост.

ст.14-а

Справа формується окремо по  кожній комісії

01-03.1

01-03.2

01-03.3

01-03.4

01-03.5

-         Комісія з питань соціально-економічного розвитку, планування, бюджету та фінансів;

-         Комісія з питань ЖКГ управління комунальної власності , економіки та підприємницької діяльності;

-         Комісія з  питань регулювання земельних відносин, охорони навколишнього середовища;

-         Комісія з питань освіти, роботи з молоддю, соц. захисту, та медичного забезпечення, розвитку культури, фізкультури та спорту;

-         Комісія з питань законності правопорядку та протидії корупції;

-         Комісія з питань регламенту депутатської діяльності та етики.

01-04

Документи органів вищого рівня

Доки не мине потреба*

ст.3-б,7-б     

діяльності організації – пост

                                    02. Виконавчий комітет селищної ради

02-01

Протоколи засідання виконкому, рішення та документи до них

Пост.

ст.7-а

02-02

Книга реєстрації рішень виконкому

Пост.

ст. 121-а

02-03

Розпорядження селищного голови з основної діяльності

Пост.ст.16-а

02-04

Розпорядження селищного голови  з кадрових питань (особового складу) про  прийняття, переміщення за посадою, переведення на іншу роботу,сумісництво,   звільнення;атестація, підвищення кваліфікації, стажування, щорічна оцінка держслужбовців, продовження строку перебування на державній службі, допуск та дозвіл до державної таємниці; присвоєння звань (підвищення рангу, категорії, розряду); зміна біографічних даних; заохочення (нагородження, преміювання), оплата праці, нарахування різних надбавок, доплат, матеріальної допомоги;відпусток щодо догляду за дитиною, відпусток за власний рахунок)

75р.

ст.16-б

02-05

Розпорядження селищного голови про  короткострокові  відрядження в межах України та за кордон; стягнення; надання щорічних оплачувальних відпусток та відпусток у зв’язку з навчанням

5 р.

ст.16-б

02-06

Розпорядження селищного голови з адміністративно – господарських питань

5 р.

ст.16-в

02-07

Журнал реєстрації розпоряджень селищного голови з основної діяльності

Пост.ст.121а

02-08

Журнал реєстрації розпоряджень селищного голови  з кадрових питань (особового складу)

Пост.ст.121а

02-09

Журнал реєстрації розпоряджень селищного голови про  короткострокові  відрядження в межах України та за кордон; стягнення; надання щорічних оплачу вальних відпусток та відпусток у зв’язку з навчанням

5р..ст.121б

02-10

Журнал реєстрації розпоряджень селищного голови з адміністративно – господарських питань

5р.ст.121б

02-11

Протоколи та рішення громадських комісій:

Пост. ст.14-а

Справи формуються окремо по кожній комісії

- опікунська рада

02-12

- комісія в справах неповнолітніх

02-13

- житлова комісія

02-14

- адміністративна комісія

02-15

Журнал реєстрації перевірок селищної ради органами вищого рівня

3р.ст.125

02-16

Протоколи, рішення загальних зборів громадян та громадських слухань

Пост. ст.12-а

02-17

Статистичні відомості (звіти) селищної ради, що подаються до районного відділу статистики

Пост. ст.302б

02-18

Заяви і скарги громадян

5р. ст.82-б

* У разі неодноразового звернення – 5 р. після останнього розгляду

02-19

Книга реєстрації заяв і скарг

5р.ст.124

02-20

Журнал реєстрації вхідних документів

3р.ст.122

02-21

Документи /оперативні звіти, довідки, звернення, листування/  з питань організаційної роботи

3р.

ст. 310, 1р.ст.299

02-22

Журнал реєстрації вихідних і  внутрішніх документів

3р.ст.122

02-23

Листування з органами вищого рівня та громадянами з питань соціально – економічного та соціально – культурного розвитку селищ

5р.

ЕПК

ст.22

**

02-24

Журнал прийому громадян селищним головою

 заступником селищного голови

3р.ст.125

02-25

Журнал прийому громадян

 заступником селищного голови

3р.ст.125

02-26

Пропозиції і заяви громадян про поліпшення роботи  селищної ради та її  виконавчого  комітету

Пост. ст.82-а

02-27

Книга обліку видачі довідок

3р.ст.535

02-28

Номенклатура справ селищної ради

5р..ст.112

 * Після заміни новими за умови складання зведених описів справ

02-29

Журнал реєстрації звернень громадян щодо надання публічної інформації

3р.ст.122

02-30

Копії колективних договорів, угод

Доки не мине потреба

ст.395-а

02-31

Журнал реєстрації колективних договорів

5р. ст.406

* Після закінчення

журналу

02-32

Протоколи засідань  експертної  комісії

   3р. ст.131

* Після заміни новими

02-33

Справа фонду (історична довідка та доповнення до неї, акти перевірки наявності й стану документів, акти приймання –передавання документів від структурних підрозділів та на держзберігання , акти про виділення  документів до  знищення, про нестачу  й  непоправні пошкодження  документів тощо)

Пост. *

ст.130

*У разі ліквідації сільської ради передається на державне

зберігання

02-34

Описи справ:

02-35

а) постійного зберігання

Пост.

ст.137-а

02-36

б) з особового складу

75р.

ст.137-б

02-37

в) тимчасового зберігання

3р.*

ст. 137-б

*Після знищення справ

02-38

Паспорт архіву селищної ради

До ліквідації селищної ради

ст.139

02-39

Журнал обліку видачі документів з архіву

5р ст.132

02-40

Заяви, запити про видачу архівних довідок, копій, витягів з документів, листування про їх видачу

5р.

ст.132

02-41

Документи перевірок стану діловодства та архівної справи

5р. ЕПК

ст.113

                                                                   03. Робота з кадрами

03-01

Трудові книжки

До запитан., не затребув. – 50 років

ст.508

03-02

Журнал обліку видачі трудових книжок і вкладок до них

50р. ст.530а

03-03

Особові справи працівників(заяви, анкети, автобіографії, копії і витяги з наказів про прийняття, переміщення, звільнення, оголошення подяк, копії особистих документів, декларації держслужбовців, характеристики, листки з обліку кадрів*) працівників селищної ради, її виконкому та  підпорядкованих установ

75р.

ст.493-в

*Довідки з місця проживання, медичні довідки та інші документи другорядного значення – 3р. після звільнення

03-04

Журнал реєстрації інструктажів з питань охорони праці та протипожежної безпеки

10р. ст.481,482

Після закінчення журналу

03-05

Посадові інструкції працівників селищної ради

5р. ст.43

*Після заміни новими.

03-06

Журнал реєстрації посвідчень про відрядження

5р. ст. 533

03-07

Протоколи засідань конкурсних комісій із заміщення вакантних посад державних службовців

75р. ЕПК

ст. 505

03-08

Документи (характеристики, атестаційні анкети, висновки тощо) про проведення атестацій і встановлення кваліфікації

75р. ст.637

Зберігаються в особових справах

Ті, що не увійшли до особових справ,-5р.

03-09

Протоколи засідань, рішення атестаційних і кваліфікаційних комісій

5р.

ст. 636

03-10

Документи (розпорядження, бланки) з питань проведення щорічної оцінки виконання посадовими особами ради покладених на них завдань та обов’язків

5р.

ст..636

03-11

Документи (розпорядження, заяви, доповідні записки) про ведення роботи з кадровим резервом ради

3р.

ст..522

Документи (розпорядження, заяви, доповідні записки) про ведення роботи з кадровим резервом ради

03-12

Розпорядок роботи селищної ради та її виконкому

1р*

ст. 397

Після заміни новим

03-13

Журнал відбитків і зліпків печаток та штампів

Пост.

Ст..1033

03-14

Приймально – здавальні  акти з усіма додатковими (за виключенням  інвентаризаційних документів),  складені в разі зміни

   а)  селищного голови

Пост.

ст.45-а

   б) заступника селищного голови

3р.*

ст.45-б

*Після заміни відповідальних та матеріально-відповідальних осіб

                                                04. Робота з нотаріальних питань

04-01

Реєстр для реєстрації нотаріальних дій

Пост.

ст.121

04-02

Нотаріально засвідчені заповіти та інше

75р. ст.212

04-03

Алфавітна книга обліку заповітів

Пост.ст.212

04-04

Реєстр для реєстрації довіреностей, що прирівнюються до нотаріально посвідчених

Пост. Ст.121

04-05

Копії нотаріально посвідчених підписів

3р. після закінчення сроку дії

05. Робота з питань державної реєстрації актів цивільного стану

05-01

Копії нормативно- правових актів з питань діяльності  державних органів  реєстрації актів цивільного стану

До не мине потреба

Ст.1б 2б,3б

05-02

Інформаційні лити та контрольні доручення, що надходять від Житомирського районного відділу державної реєстрації актів цивільного стану Головного територіального управління юстиції у Житомирській області та інформації про їх виконання

3р

Ст.123

05-03

Документи (доповідні записки, довідки) комплексних, цільових та контрольних перевірок діяльності органів державної реєстрації актів цивільного стану

Пост.

Ст.76

05-04

Звіти про витрачання бланків свідоцтв про державну реєстрацію актів цивільного стану та супровідні листи до них (копії)

До ліквідації відділу ст..61

05-05

Журнал обліку заяв про державну реєстрацію народження за ст.135  Сімейного кодексу України

3 р. ст.70

05-06

Повідомлення про померлих осіб, що подаються до об’єднаних управлінь Пенсійного фонду України (копії)

1 р.

ст. 35**

05-07

Повідомлення про померлих осіб, у тому числі дітей, що подаються органам праці та  соціального захисту населення (копії)

1р.ст.33

05-08

Списки документів, пільгових посвідчень, військово-облікових документів, зданих у зв’язку з державною реєстрацією смерті або  повідомлення про їх не передачу, в тому числі паспортних документів іноземців, які померли, про державну реєстрацію смерті  іноземця (копії)

1 р.

Ст.38,ст..39

05-09

Повідомлення про зміну прізвища та імені військовозобов’язаними  і призовниками у зв’язку з державною реєстрацією шлюбу (копії)

3 р.

Ст.45

05-10

Журнал реєстрації заяв про визнання батьківства

3 р. ст.71

05-11

Журнал обліку заяв про державну реєстрацію шлюбу 

3 р. ст.38

05-12

Реєстри бланків  свідоцтв та супровідні листи до  них (копії).

3 р.

ст. 65**

05-13

Книга обліку  бланків свідоцтв про народження, смерть

До ліквідації відділу ст..51,55

05-14

Книга обліку  бланків свідоцтв про шлюб

До ліквідації відділу ст.52

05-15

Видаткові накладні, копії підтверджень про прийняття бланків свідоцтв та супровідні листи до них

До ліквідації відділу

ст. 63**

05-16

Приймально-передавальні  акти з усіма додатками, складені у разі зміни посадової особи виконавчого комітету  селищної ради

3 р.¹

ст. 45-б*

Після зміни посадових осіб

05-17

Супровідні описи або інформації про відсутність державної реєстрації актів цивільного стану (копії)

1 р.⁵

302 ґ

05-18

Повідомлення про дітей, які позбавлені батьківського піклування, що подаються органам опіки та піклування (копії)  

1 р.

ст. 36**

                                              06. Облік військовозобов’язаних

06-01

Книга обліку призовників

1р. ст.669

06-02

Книга обліку юнаків

1р. ст.669

06-03

Картки обліку офіцерів, старшин, матросів запасу,прапорщиків, сержантів, солдатів.

3р. ст.670

*Після звільнення

06-04

Книга обліку військовозобов¢язаних ,які мають мобілізаційні розпорядження

3р.ст.670

06-05

Списки: учасників ВВВ, учасників бойових дій ВВВ, інвалідів ВВВ, членів сімей загиблих, учасників бойових дій в інших країнах

Пост.ст.525

06-11

Плани робіт (місячні, річні)

1 р.ст.154

06-12

Листування з районним військкоматом

1р. ст.668

                                                                      07.Робота з земельних питань

07-01

Журнал реєстрації  громадян, які мають земельні ділянки для ведення ОСГ

Пост.

ст.2113

На держ.збереж.не передається

07-02

Книга обліку сплати земельного податку

07-03

Договори оренди землі

50р. Ст.2136

Після зак.строку дог

07-04

Планово-картографічні документи (встановлення меж населених пунктів, формування території, документи по інвентаризації землі )

Пост.ст.2114,2120

На держ.збереж. не передається

07-05

Книга землевласників та  землекористувачів.

Пост. ст.2113

На держ.збереж. не передається

07-06

Документи (свідоцтва, акти, договори) на право власності на землю, споруди, майно, право володіння, користування,розпорядження майном)

Постійно ст..87

07-07

Технічна документація з нормативно-грошової оцінки земель населених пунктів

Постійно ст..2128

                                       08. Бюджетно-фінансова робота і бухгалтерський облік

08-01

Затверджений бюджет селищної ради

Пост.

ст.173-а

08-02

Річний звіт про виконання бюджету квартальний

місячний

Пост. ст.311-б

3р.ст. 311-в

1р.ст.311г

08-03

Місячні звіти по персоніфікації

1р.ст.311г

08-04

Штатні розписи селищної ради та підпорядкованих їй  установ, переліки та зміни до них

Пост.

ст.37-а

08-05

Головна книга

3р. ст.351

08-06

Корінці чекових книжок

3р. ст.351

За умови завершення ревізії

08-07

Кошториси доходів і видатків  по установах селищної ради:

а/ річні

Пост.

ст.193-а

08-07.1

б/ квартальні

3р.

ст.193-б

08-09

Звіти селищної ради про виконання бюджету та кошторису видатків:

а/ річний

Пост.

ст.311-б

08-09.1

б/ квартальний

3р.*

ст. 311-в

* За відсутністю річних – пост.

08-10

Картки обліку основних засобів

3р. ст.351

За умови завершення ревізії, проведеної органами державного фінансового контролю за сукупними показниками фінансово-господарської діяльності. У разі

виникнення суперечок, спорів,  порушення кримінальних справ, відкриття судами провадження у справах – зберігаються до ухвалення остаточного рішення. Документи, які містять інформацію про фінансові операції, що підлягають

08-11

Касові документи

3р.  ст.336

08-12

Оборотні відомості

3р. ст.351

Див. інд. 08-10

08-13

Касова книга

3р. ст.352

Див. інд. 08-10

08-14

Особові рахунки працівників селищної ради та підпорядкованих установ

75р.

ст.317-а

08-15

Первинні бухгалтерські документи і додатки до них, що  фіксують факт виконання господарських операцій і є підставою для  записів у реєстрах бухгалтерського обліку та податкових  записах (касові, банківські документи, повідомлення банків і переказні вимоги, виписки банків,  табелі,  квитанції й накладні з обліку товарно – матеріальних цінностей , авансові звіти та ін.)

3р.*

ст.336

*За умови завершення ревізії, проведеної органами державного фінансового контролю за сукупними показниками фінансово-господарської діяльності. У разі

виникнення суперечок, спорів,  порушення кримінальних справ, відкриття судами провадження у справах – зберігаються до ухвалення остаточного рішення. Документи, які містять інформацію про фінансові операції, що підлягають фінансовому моніторингу, -- 5р.

08-16

Документи /акти, відомості, протоколи, листування/ про  інвентаризацію майна  і  товарно - матеріальних цінностей виконкому і  підпорядкованих  установ

3р.*

ст.345

* Див. інд. 08-10.

08-17

Книга реєстрації прибуткових та видаткових касових ордерів

3 р ст..345

08-18

Копії квитанцій по прийманню платежів

3р. ст.336

За умови завершення ревізії

08-19

Договори, угоди

3р. ст.330

Див. інд. 08-10.

08-20

Журнал реєстрації довіреностей

3р.ст.352

Див. інд. 08-10.

08-21

Книга платіжних доручень

3р.ст.352

Див. інд. 08

08-22

Журнал дорожніх листів

3р.ст.1109

Див. інд. 08

08-23

Документи батьківської плати за утримання дітей ДНЗ  (відомості відвідування дітей, відомості розрахунків)

3р. ст.336

Див. інд. 08

08-24

Документи по харчуванню дітей ДНЗ (меню,накладні та інше)

3р. ст.336

Див. інд. 08

08-25

Акти про приймання, здавання, списання майна та матеріалів

3р. ст.336

Див. інд. 08

08-26

Акти документальних ревізій і перевірок бюджетно – фінансової діяльності виконкому селищної ради

5р. ст.341

09-01

Журнал обліку заяв про реєстрацію місця проживання фізичної особи

Пост.

09-02

Журнал  обліку заяв про зняття з реєстрації місця проживання фізичної особи

Пост.

09-03

Журнал обліку вихідних повідомлень про зняття з реєстрації місця проживання

3 р.

09-04

Журнал обліку вхідних повідомлень про зняття з реєстрації місця проживання

3 р.

09-05

Справи «Заяви про реєстрацію місця проживання»

3 р.

п. 14 Правила про реєстрацію місця проживання, затверджених Постановою КМ України №207

09-06

Справи «Заяви про зняття з реєстрації місця проживання»

3 р.

п. 14 Правила про реєстрацію місця проживання, затверджених Постановою КМ України №207

09-07

Картотека адресних карток

Пост.

09-08

Картотека реєстрації особи

Пост.

09-09

Картотека адресних карток військових частин

Пост.

За строками зберігання

Разом

У тому числі

таких, що переходять

з позначкою “ЕПК”

Постійного

Тривалого

(понад 10 років)

Тимчасового

(до 10 років включно)