< | Березень 2021 | > | ||||
П | В | С | Ч | П | С | Н |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 |
15 | 16 | 17 | 18 | 19 | 20 | 21 |
22 | 23 | 24 | 25 | 26 | 27 | 28 |
29 | 30 | 31 |
ОСТАННІ ПРОЕКТИ РІШЕНЬ
|
РІШЕННЯ ВИКОНАВЧОГО КОМІТЕТУ Від 18 січня 2018 року № 9 Про погодження номенклатури справ на 2018 р.
УКРАЇНА
НОВОГУЙВИНСЬКА СЕЛИЩНА РАДА
ЖИТОМИРСЬКОГО РАЙОНУ ЖИТОМИРСЬКОЇ ОБЛАСТІ
РІШЕННЯ
ВИКОНАВЧОГО КОМІТЕТУ
Від 18 січня 2018 року № 9
Про погодження номенклатури
справ на 2018 р.
Заслухавши інформацію секретаря селищної ради Каменської І.І. щодо належного оформлення документації для планової і безперебійної роботи, керуючись пп..а п.10 ст.38 Закону України “Про місцеве самоврядування в Україні”, виконком Новогуйвинської селищної ради
В И Р І Ш И В:
1.Погодити номенклатуру справ на 2018 року (додається).
Селищний голова З.Г. Гончаренко
НОВОГУЙВИНСЬКА СЕЛИЩНА ЗАТВЕРДЖУЮ
РАДА ЖИТОМИРСЬКОГО Селищний голова
РАЙОНУ, ЖИТОМИРСЬКОЇ ОБЛАСТІ ______________З.Г.Гончаренко
НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ __________________
На 2018 рік
Індекс справи |
Заголовок справи, (тому, частини) |
Кіль кість справ, (томів, частин) |
Строк зберігання справи (тому, частини) і номери статей за переліком |
Примітка |
|||||
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
|||||
01.Селищна рада
|
|
||||||||
01-01 |
Протоколи сесій селищної ради, рішення прийняті радою , та документи до них |
Пост. ст.7-а |
ПТД-2012 Оригінали |
||||||
01-02 |
Книга реєстрації рішень ради |
|
Пост.ст.121-а |
|
|||||
01-03 |
Протоколи засідань, рішення, плани, звіти та інші документи постійних комісій ради : |
Пост. ст.14-а |
Справа формується окремо по кожній комісії |
||||||
01-03.1
01-03.2
01-03.3
01-03.4
01-03.5
|
- Комісія з питань соціально-економічного розвитку, планування, бюджету та фінансів; - Комісія з питань ЖКГ управління комунальної власності , економіки та підприємницької діяльності; - Комісія з питань регулювання земельних відносин, охорони навколишнього середовища; - Комісія з питань освіти, роботи з молоддю, соц. захисту, та медичного забезпечення, розвитку культури, фізкультури та спорту; - Комісія з питань законності правопорядку та протидії корупції; - Комісія з питань регламенту депутатської діяльності та етики. |
|
|
|
|||||
01-04 |
Документи органів вищого рівня
|
|
Доки не мине потреба* ст.3-б,7-б |
діяльності організації – пост
|
|||||
02. Виконавчий комітет селищної ради
|
|
||||||||
02-01 |
Протоколи засідання виконкому, рішення та документи до них |
|
Пост. ст.7-а |
|
|||||
02-02 |
Книга реєстрації рішень виконкому |
|
Пост. ст. 121-а |
|
|||||
02-03
|
Розпорядження селищного голови з основної діяльності |
|
Пост.ст.16-а
|
|
|||||
02-04 |
Розпорядження селищного голови з кадрових питань (особового складу) про прийняття, переміщення за посадою, переведення на іншу роботу,сумісництво, звільнення;атестація, підвищення кваліфікації, стажування, щорічна оцінка держслужбовців, продовження строку перебування на державній службі, допуск та дозвіл до державної таємниці; присвоєння звань (підвищення рангу, категорії, розряду); зміна біографічних даних; заохочення (нагородження, преміювання), оплата праці, нарахування різних надбавок, доплат, матеріальної допомоги;відпусток щодо догляду за дитиною, відпусток за власний рахунок) |
75р. ст.16-б
|
|
||||||
02-05 |
Розпорядження селищного голови про короткострокові відрядження в межах України та за кордон; стягнення; надання щорічних оплачувальних відпусток та відпусток у зв’язку з навчанням |
5 р. ст.16-б |
|
||||||
02-06 |
Розпорядження селищного голови з адміністративно – господарських питань |
5 р. ст.16-в |
|
||||||
02-07 |
Журнал реєстрації розпоряджень селищного голови з основної діяльності
|
Пост.ст.121а |
|
||||||
02-08 |
Журнал реєстрації розпоряджень селищного голови з кадрових питань (особового складу) |
Пост.ст.121а |
|
||||||
02-09 |
Журнал реєстрації розпоряджень селищного голови про короткострокові відрядження в межах України та за кордон; стягнення; надання щорічних оплачу вальних відпусток та відпусток у зв’язку з навчанням |
5р..ст.121б |
|
||||||
02-10 |
Журнал реєстрації розпоряджень селищного голови з адміністративно – господарських питань |
5р.ст.121б |
|
||||||
02-11 |
Протоколи та рішення громадських комісій: |
|
Пост. ст.14-а |
Справи формуються окремо по кожній комісії |
|||||
|
- опікунська рада |
|
|
|
|||||
02-12 |
- комісія в справах неповнолітніх |
|
|
|
|||||
02-13 |
- житлова комісія |
|
|
|
|||||
02-14 |
- адміністративна комісія |
|
|
|
|||||
02-15 |
Журнал реєстрації перевірок селищної ради органами вищого рівня |
|
3р.ст.125
|
|
|||||
02-16 |
Протоколи, рішення загальних зборів громадян та громадських слухань |
|
Пост. ст.12-а |
|
|||||
02-17 |
Статистичні відомості (звіти) селищної ради, що подаються до районного відділу статистики |
|
Пост. ст.302б |
|
|||||
02-18 |
Заяви і скарги громадян |
|
5р. ст.82-б |
* У разі неодноразового звернення – 5 р. після останнього розгляду |
|||||
02-19 |
Книга реєстрації заяв і скарг |
|
5р.ст.124 |
|
|||||
02-20 |
Журнал реєстрації вхідних документів |
|
3р.ст.122 |
|
|||||
02-21 |
Документи /оперативні звіти, довідки, звернення, листування/ з питань організаційної роботи |
|
3р. ст. 310, 1р.ст.299 |
|
|||||
02-22 |
Журнал реєстрації вихідних і внутрішніх документів |
|
3р.ст.122 |
|
|||||
02-23 |
Листування з органами вищого рівня та громадянами з питань соціально – економічного та соціально – культурного розвитку селищ |
|
5р. ЕПК ст.22 |
** |
|||||
02-24
|
Журнал прийому громадян селищним головою заступником селищного голови |
|
3р.ст.125
|
|
|||||
02-25 |
Журнал прийому громадян заступником селищного голови |
|
3р.ст.125 |
|
|||||
02-26 |
Пропозиції і заяви громадян про поліпшення роботи селищної ради та її виконавчого комітету |
|
Пост. ст.82-а |
|
|||||
02-27 |
Книга обліку видачі довідок |
|
3р.ст.535 |
|
|||||
|
|
|
|
|
|||||
02-28 |
Номенклатура справ селищної ради |
|
5р..ст.112 |
* Після заміни новими за умови складання зведених описів справ |
|||||
02-29 |
Журнал реєстрації звернень громадян щодо надання публічної інформації |
|
3р.ст.122 |
|
|||||
02-30 |
Копії колективних договорів, угод |
|
Доки не мине потреба ст.395-а |
|
|||||
02-31 |
Журнал реєстрації колективних договорів |
|
5р. ст.406 |
* Після закінчення журналу |
|||||
02-32 |
Протоколи засідань експертної комісії |
|
3р. ст.131 |
* Після заміни новими |
|||||
02-33 |
Справа фонду (історична довідка та доповнення до неї, акти перевірки наявності й стану документів, акти приймання –передавання документів від структурних підрозділів та на держзберігання , акти про виділення документів до знищення, про нестачу й непоправні пошкодження документів тощо) |
|
Пост. * ст.130 |
*У разі ліквідації сільської ради передається на державне зберігання
|
|||||
02-34 |
Описи справ: |
|
|
|
|||||
02-35 |
а) постійного зберігання |
|
Пост. ст.137-а |
|
|||||
02-36 |
б) з особового складу
|
|
75р. ст.137-б |
|
|||||
02-37 |
в) тимчасового зберігання |
|
3р.* ст. 137-б |
*Після знищення справ |
|||||
02-38 |
Паспорт архіву селищної ради |
|
До ліквідації селищної ради ст.139 |
|
|||||
02-39 |
Журнал обліку видачі документів з архіву |
|
5р ст.132
|
|
|||||
02-40 |
Заяви, запити про видачу архівних довідок, копій, витягів з документів, листування про їх видачу |
|
5р. ст.132
|
|
|||||
02-41 |
Документи перевірок стану діловодства та архівної справи |
|
5р. ЕПК ст.113 |
|
|||||
03. Робота з кадрами
|
|
||||||||
03-01 |
Трудові книжки |
До запитан., не затребув. – 50 років ст.508 |
|
||||||
03-02 |
Журнал обліку видачі трудових книжок і вкладок до них |
|
50р. ст.530а |
|
|||||
03-03 |
Особові справи працівників(заяви, анкети, автобіографії, копії і витяги з наказів про прийняття, переміщення, звільнення, оголошення подяк, копії особистих документів, декларації держслужбовців, характеристики, листки з обліку кадрів*) працівників селищної ради, її виконкому та підпорядкованих установ |
|
75р. ст.493-в |
*Довідки з місця проживання, медичні довідки та інші документи другорядного значення – 3р. після звільнення |
|||||
03-04 |
Журнал реєстрації інструктажів з питань охорони праці та протипожежної безпеки |
|
10р. ст.481,482 |
Після закінчення журналу |
|||||
03-05 |
Посадові інструкції працівників селищної ради |
|
5р. ст.43 |
*Після заміни новими. |
|||||
03-06 |
Журнал реєстрації посвідчень про відрядження
|
|
5р. ст. 533 |
|
|||||
03-07 |
Протоколи засідань конкурсних комісій із заміщення вакантних посад державних службовців |
|
75р. ЕПК ст. 505 |
|
|||||
03-08 |
Документи (характеристики, атестаційні анкети, висновки тощо) про проведення атестацій і встановлення кваліфікації |
|
75р. ст.637 |
Зберігаються в особових справах Ті, що не увійшли до особових справ,-5р. |
|||||
03-09 |
Протоколи засідань, рішення атестаційних і кваліфікаційних комісій |
|
5р. ст. 636 |
|
|||||
03-10 |
Документи (розпорядження, бланки) з питань проведення щорічної оцінки виконання посадовими особами ради покладених на них завдань та обов’язків |
|
5р. ст..636 |
|
|||||
03-11 |
Документи (розпорядження, заяви, доповідні записки) про ведення роботи з кадровим резервом ради |
3р. ст..522 |
Документи (розпорядження, заяви, доповідні записки) про ведення роботи з кадровим резервом ради |
||||||
03-12 |
Розпорядок роботи селищної ради та її виконкому |
|
1р* ст. 397 |
Після заміни новим |
|||||
03-13 |
Журнал відбитків і зліпків печаток та штампів |
|
Пост. Ст..1033 |
|
|||||
03-14 |
Приймально – здавальні акти з усіма додатковими (за виключенням інвентаризаційних документів), складені в разі зміни |
|
|
|
|||||
|
а) селищного голови |
|
Пост. ст.45-а |
|
|||||
|
б) заступника селищного голови |
|
3р.* ст.45-б |
*Після заміни відповідальних та матеріально-відповідальних осіб |
|||||
04. Робота з нотаріальних питань |
|
||||||||
04-01 |
Реєстр для реєстрації нотаріальних дій |
Пост. ст.121 |
|
||||||
04-02 |
Нотаріально засвідчені заповіти та інше |
75р. ст.212
|
|
||||||
04-03 |
Алфавітна книга обліку заповітів |
|
Пост.ст.212 |
|
|||||
04-04 |
Реєстр для реєстрації довіреностей, що прирівнюються до нотаріально посвідчених |
Пост. Ст.121 |
|
||||||
04-05 |
Копії нотаріально посвідчених підписів |
|
3р. після закінчення сроку дії |
|
|||||
05. Робота з питань державної реєстрації актів цивільного стану
|
|
||||||||
05-01 |
Копії нормативно- правових актів з питань діяльності державних органів реєстрації актів цивільного стану |
|
До не мине потребаСт.1б 2б,3б |
|
|||||
05-02 |
Інформаційні лити та контрольні доручення, що надходять від Житомирського районного відділу державної реєстрації актів цивільного стану Головного територіального управління юстиції у Житомирській області та інформації про їх виконання |
|
3р Ст.123 |
|
|||||
05-03 |
Документи (доповідні записки, довідки) комплексних, цільових та контрольних перевірок діяльності органів державної реєстрації актів цивільного стану |
|
Пост. Ст.76 |
|
|||||
05-04 |
Звіти про витрачання бланків свідоцтв про державну реєстрацію актів цивільного стану та супровідні листи до них (копії) |
|
До ліквідації відділу ст..61 |
||||||
05-05 |
Журнал обліку заяв про державну реєстрацію народження за ст.135 Сімейного кодексу України |
|
3 р. ст.70 |
|
|||||
05-06 |
Повідомлення про померлих осіб, що подаються до об’єднаних управлінь Пенсійного фонду України (копії) |
1 р. ст. 35** |
|
||||||
05-07 |
Повідомлення про померлих осіб, у тому числі дітей, що подаються органам праці та соціального захисту населення (копії) |
|
1р.ст.33 |
|
|||||
05-08 |
Списки документів, пільгових посвідчень, військово-облікових документів, зданих у зв’язку з державною реєстрацією смерті або повідомлення про їх не передачу, в тому числі паспортних документів іноземців, які померли, про державну реєстрацію смерті іноземця (копії) |
|
1 р. Ст.38,ст..39 |
|
|||||
05-09 |
Повідомлення про зміну прізвища та імені військовозобов’язаними і призовниками у зв’язку з державною реєстрацією шлюбу (копії) |
|
3 р. Ст.45 |
|
|||||
05-10 |
Журнал реєстрації заяв про визнання батьківства |
|
3 р. ст.71 |
|
|||||
05-11 |
Журнал обліку заяв про державну реєстрацію шлюбу |
|
3 р. ст.38 |
|
|||||
05-12 |
Реєстри бланків свідоцтв та супровідні листи до них (копії). |
3 р. ст. 65** |
|
||||||
05-13 |
Книга обліку бланків свідоцтв про народження, смерть |
|
До ліквідації відділу ст..51,55 |
|
|||||
05-14 |
Книга обліку бланків свідоцтв про шлюб |
|
До ліквідації відділу ст.52 |
|
|||||
05-15 |
Видаткові накладні, копії підтверджень про прийняття бланків свідоцтв та супровідні листи до них |
|
До ліквідації відділу ст. 63** |
|
|||||
05-16 |
Приймально-передавальні акти з усіма додатками, складені у разі зміни посадової особи виконавчого комітету селищної ради |
3 р.1 ст. 45-б* |
Після зміни посадових осіб |
||||||
05-17 |
Супровідні описи або інформації про відсутність державної реєстрації актів цивільного стану (копії) |
|
1 р.5 302 ґ |
|
|||||
05-18 |
Повідомлення про дітей, які позбавлені батьківського піклування, що подаються органам опіки та піклування (копії) |
1 р. ст. 36** |
|
||||||
06. Облік військовозобов’язаних
|
|
||||||||
06-01 |
Книга обліку призовників |
|
1р. ст.669 |
|
|||||
06-02 |
Книга обліку юнаків |
|
1р. ст.669 |
|
|||||
06-03 |
Картки обліку офіцерів, старшин, матросів запасу,прапорщиків, сержантів, солдатів. |
|
3р. ст.670 |
*Після звільнення |
|||||
06-04 |
Книга обліку військовозобов?язаних ,які мають мобілізаційні розпорядження |
|
3р.ст.670 |
|
|||||
06-05 |
Списки: учасників ВВВ, учасників бойових дій ВВВ, інвалідів ВВВ, членів сімей загиблих, учасників бойових дій в інших країнах |
|
Пост.ст.525 |
|
|||||
06-11 |
Плани робіт (місячні, річні) |
|
1 р.ст.154 |
|
|||||
06-12 |
Листування з районним військкоматом |
|
1р. ст.668 |
|
|||||
07.Робота з земельних питань
|
|
||||||||
07-01 |
Журнал реєстрації громадян, які мають земельні ділянки для ведення ОСГ |
Пост. ст.2113 |
На держ.збереж.не передається |
||||||
07-02 |
Книга обліку сплати земельного податку |
|
|||||||
07-03 |
Договори оренди землі |
|
50р. Ст.2136 |
Після зак.строку дог |
|||||
07-04 |
Планово-картографічні документи (встановлення меж населених пунктів, формування території, документи по інвентаризації землі ) |
|
Пост.ст.2114,2120 |
На держ.збереж. не передається |
|||||
07-05
|
Книга землевласників та землекористувачів. |
|
Пост. ст.2113
|
На держ.збереж. не передається |
|||||
07-06 |
Документи (свідоцтва, акти, договори) на право власності на землю, споруди, майно, право володіння, користування,розпорядження майном) |
|
Постійно ст..87 |
|
|||||
07-07 |
Технічна документація з нормативно-грошової оцінки земель населених пунктів |
|
Постійно ст..2128 |
|
|||||
08. Бюджетно-фінансова робота і бухгалтерський облік |
|
||||||||
08-01 |
Затверджений бюджет селищної ради |
|
Пост. ст.173-а |
|
|||||
08-02 |
Річний звіт про виконання бюджету квартальний місячний |
|
Пост. ст.311-б 3р.ст. 311-в 1р.ст.311г |
|
|||||
08-03 |
Місячні звіти по персоніфікації |
|
1р.ст.311г |
|
|||||
08-04 |
Штатні розписи селищної ради та підпорядкованих їй установ, переліки та зміни до них |
|
Пост. ст.37-а |
|
|||||
08-05 |
Головна книга |
|
3р. ст.351 |
|
|||||
08-06 |
Корінці чекових книжок |
|
3р. ст.351 |
За умови завершення ревізії |
|||||
08-07 |
Кошториси доходів і видатків по установах селищної ради: |
|
|||||||
|
а/ річні |
Пост. ст.193-а |
|
||||||
08-07.1 |
б/ квартальні |
3р. ст.193-б |
|
||||||
08-09 |
Звіти селищної ради про виконання бюджету та кошторису видатків: |
|
|||||||
|
а/ річний |
Пост. ст.311-б |
|
||||||
08-09.1 |
б/ квартальний |
3р.* ст. 311-в |
* За відсутністю річних – пост. |
||||||
08-10 |
Картки обліку основних засобів |
|
3р. ст.351 |
За умови завершення ревізії, проведеної органами державного фінансового контролю за сукупними показниками фінансово-господарської діяльності. У разі виникнення суперечок, спорів, порушення кримінальних справ, відкриття судами провадження у справах – зберігаються до ухвалення остаточного рішення. Документи, які містять інформацію про фінансові операції, що підлягають |
|||||
08-11 |
Касові документи |
|
3р. ст.336 |
|
|||||
08-12 |
Оборотні відомості |
|
3р. ст.351 |
Див. інд. 08-10 |
|||||
08-13 |
Касова книга |
|
3р. ст.352 |
Див. інд. 08-10 |
|||||
08-14 |
Особові рахунки працівників селищної ради та підпорядкованих установ |
|
75р. ст.317-а |
|
|||||
08-15 |
Первинні бухгалтерські документи і додатки до них, що фіксують факт виконання господарських операцій і є підставою для записів у реєстрах бухгалтерського обліку та податкових записах (касові, банківські документи, повідомлення банків і переказні вимоги, виписки банків, табелі, квитанції й накладні з обліку товарно – матеріальних цінностей , авансові звіти та ін.) |
3р.* ст.336 |
*За умови завершення ревізії, проведеної органами державного фінансового контролю за сукупними показниками фінансово-господарської діяльності. У разі виникнення суперечок, спорів, порушення кримінальних справ, відкриття судами провадження у справах – зберігаються до ухвалення остаточного рішення. Документи, які містять інформацію про фінансові операції, що підлягають фінансовому моніторингу, -- 5р. |
||||||
08-16 |
Документи /акти, відомості, протоколи, листування/ про інвентаризацію майна і товарно - матеріальних цінностей виконкому і підпорядкованих установ |
3р.* ст.345 |
* Див. інд. 08-10. |
||||||
08-17 |
Книга реєстрації прибуткових та видаткових касових ордерів |
|
3 р ст..345 |
|
|||||
08-18 |
Копії квитанцій по прийманню платежів |
|
3р. ст.336 |
За умови завершення ревізії |
|||||
08-19 |
Договори, угоди |
|
3р. ст.330 |
Див. інд. 08-10. |
|||||
08-20 |
Журнал реєстрації довіреностей |
|
3р.ст.352 |
Див. інд. 08-10. |
|||||
08-21 |
Книга платіжних доручень |
|
3р.ст.352 |
Див. інд. 08 |
|||||
08-22 |
Журнал дорожніх листів |
|
3р.ст.1109 |
Див. інд. 08 |
|||||
08-23 |
Документи батьківської плати за утримання дітей ДНЗ (відомості відвідування дітей, відомості розрахунків) |
|
3р. ст.336 |
Див. інд. 08 |
|||||
08-24 |
Документи по харчуванню дітей ДНЗ (меню,накладні та інше) |
|
3р. ст.336 |
Див. інд. 08 |
|||||
08-25 |
Акти про приймання, здавання, списання майна та матеріалів |
|
3р. ст.336 |
Див. інд. 08 |
|||||
08-26 |
Акти документальних ревізій і перевірок бюджетно – фінансової діяльності виконкому селищної ради |
|
5р. ст.341 |
|
|||||
09. Робота з питань реєстрації місця проживання
09-01 |
Журнал обліку заяв про реєстрацію місця проживання фізичної особи |
|
Пост. |
|
09-02 |
Журнал обліку заяв про зняття з реєстрації місця проживання фізичної особи |
|
Пост. |
|
09-03 |
Журнал обліку вихідних повідомлень про зняття з реєстрації місця проживання |
|
3 р. |
|
09-04 |
Журнал обліку вхідних повідомлень про зняття з реєстрації місця проживання |
|
3 р. |
|
09-05 |
Справи «Заяви про реєстрацію місця проживання» |
|
3 р. |
п. 14 Правила про реєстрацію місця проживання, затверджених Постановою КМ України №207 |
09-06 |
Справи «Заяви про зняття з реєстрації місця проживання» |
|
3 р. |
п. 14 Правила про реєстрацію місця проживання, затверджених Постановою КМ України №207 |
09-07 |
Картотека адресних карток |
|
Пост. |
|
09-08 |
Картотека реєстрації особи |
|
Пост. |
|
09-09 |
Картотека адресних карток військових частин |
|
Пост. |
|
Секретар селищної ради І.І.Каменська
СХВАЛЕНО
Протокол засідання ЕК сел..ради
___________ № _________
Підсумковий запис про категорії та кількість справ, заведених у _______ році в селищній раді
За строками зберігання |
Разом |
У тому числі |
|
таких, що переходять |
з позначкою “ЕПК” |
||
Постійного |
|
|
|
Тривалого (понад 10 років) |
|
|
|
Тимчасового (до 10 років включно) |
|
|
|
< Попередня | Наступна > |
---|